Caracteristicas de un documento digital

Caracteristicas de un documento digital

Qué es la clase de documentación digital 9

Aunque muchas empresas ofrecen soluciones de firma digital, no todas proporcionan servicios de calidad. Debe evaluar claramente sus opciones antes de tomar una decisión. A continuación, le indicamos cinco aspectos que debe tener en cuenta antes de seleccionar un proveedor de firma electrónica.
La accesibilidad debe ser la principal preocupación a la hora de seleccionar un proveedor de firma electrónica. Asegúrese de seleccionar un servicio que proporcione acceso en línea. Los proveedores de firma electrónica en la nube permiten acceder a los documentos firmados digitalmente desde cualquier parte del mundo. Permiten a una empresa invitar a otros a firmar documentos en línea en cualquier momento y lugar. Los usuarios pueden ver el documento en línea y luego firmarlo digitalmente.
Otra cosa importante antes de seleccionar una empresa de firma electrónica en línea es asegurarse de que proporciona instrucciones claras para los usuarios. No querrá crear una confusión innecesaria a sus clientes. Por eso debe asegurarse de que el proveedor proporciona instrucciones precisas y claras sobre el proceso de firma.
El proceso de firma debe ser sencillo y fácil de entender. No debe haber ninguna complejidad en la firma del documento. Cuanto más fácil sea el proceso de firma del documento, más tiempo se ahorrará. Asegúrese de que el proveedor permite firmar el documento con sólo pulsar un botón.

Ventajas de la documentación digital

Un sistema de gestión documental (SGD) es un sistema (basado en programas informáticos en el caso de la gestión de documentos digitales) utilizado para el seguimiento, la gestión y el almacenamiento de documentos. Este sistema debe ser capaz de mantener un registro de las distintas versiones de los documentos creados y modificados por diferentes usuarios (seguimiento del historial).
El software de gestión de documentos facilita a las empresas la combinación de archivos en papel y digitales y su almacenamiento; se escanean los documentos físicos o archivos en papel y se importan los formatos digitales. Los formatos de archivo admitidos pueden ir desde documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, archivos PDF, etc.
Los procesos de gestión de documentos son esenciales para garantizar el cumplimiento de las leyes o normativas, como las declaraciones de impuestos, la conformidad con diversas normas, como ISO, FDA, etc. Estos requisitos exigen una fácil trazabilidad de los documentos y un seguimiento de auditoría de la creación, el acceso, la modificación, la aprobación y la presentación de los documentos.
La gestión de documentos es esencial en todos los sectores: Empresas comerciales, banca, finanzas y seguros no bancarios, gobierno y no gobierno, educación, sanidad, investigación y desarrollo, construcción y muchos más.

Ejemplo de documento digital

Este artículo no cita ninguna fuente. Por favor, ayude a mejorar este artículo añadiendo citas de fuentes fiables. El material sin fuente puede ser cuestionado y eliminado.Buscar fuentes:  «Documento electrónico» – noticias – periódicos – libros – scholar – JSTOR (diciembre de 2020) (Aprende cómo y cuándo eliminar este mensaje de la plantilla)
Un documento electrónico es cualquier contenido de un medio electrónico (que no sean programas informáticos o archivos de sistema) que esté destinado a ser utilizado en forma electrónica o como salida impresa. Originalmente, cualquier dato informático se consideraba como algo interno: la salida final de los datos era siempre en papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas ha hecho que en la mayoría de los casos sea mucho más conveniente distribuir documentos electrónicos que impresos. Las mejoras en las tecnologías de visualización electrónica hicieron posible ver los documentos en pantalla en lugar de imprimirlos (ahorrando así papel y el espacio necesario para almacenar las copias impresas)[cita requerida].
Sin embargo, el uso de documentos electrónicos para la presentación final en lugar de papel ha creado el problema de los múltiples formatos de archivo incompatibles. Ni siquiera los archivos informáticos de texto plano se libran de este problema: por ejemplo, en MS-DOS, la mayoría de los programas no podían funcionar correctamente con archivos de texto de estilo UNIX (véase newline), y para los no angloparlantes, las diferentes páginas de código siempre han sido una fuente de problemas.

Ejemplos de documentos digitales

Con el PDF no es necesario utilizar distintos tipos de documentos digitales para almacenar diferentes tipos de datos. Tanto si se trata de texto, fuentes, imágenes, gráficos 2D, firmas digitales, multimedia incrustada o cualquier otra forma de datos, el PDF es la única solución para todas sus necesidades digitales.
Tus documentos pueden estar compuestos por un montón de páginas y hojas creadas/diseñadas en diferentes softwares como Illustrator, Word, Excel, PowerPoint, Access, Photoshop, Visio, Quark, etc. Además, es posible que necesites abrir un documento creado en una plataforma compatible con un sistema operativo en otro sistema operativo.
Con el PDF, el manejo de múltiples formatos de archivo y la apertura de documentos en varios sistemas operativos es más fácil de lo que se puede imaginar. El PDF permite a sus usuarios guardar estos documentos en pdf además de los formatos nativos de la aplicación.
Olvídate de cualquier problema que puedas tener debido a la incompatibilidad de diferentes aplicaciones de software para abrirlos. Además, los diferentes formatos de documentos pueden combinarse y clasificarse en el formato pdf para producir un único documento intuitivo, fácil de usar y de visualizar.

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