Como elaborar una agenda

Ejemplo de orden del día

La preparación de una reunión comienza con un orden del día adecuado. Un orden del día es un plan escrito de los temas que se van a tratar en una reunión. Tener un orden del día adecuado hará que la reunión sea más eficiente y ayudará a su equipo a conseguir más. He aquí algunos consejos para redactar un orden del día.
Empieza por recabar la opinión de los participantes sobre lo que creen que debe figurar en el orden del día. Busca la correspondencia previa por correo electrónico o llama a los participantes. Algunos sistemas de gestión de reuniones, como MeetingBooster, permiten redactar los órdenes del día en un entorno en el que los participantes pueden enviar sus sugerencias por vía electrónica.
Si estás trabajando en una reunión que pertenece a una serie de reuniones, es beneficioso revisar las actas de reuniones anteriores para incluir temas aparcados, cuestiones no resueltas o para inspirarse. A menudo los temas son repetitivos en las reuniones que pertenecen a una serie.
Para realizar una lluvia de ideas y obtener una visión general de los temas que se quieren incluir en el orden del día, algunas personas prefieren utilizar un software de mapas mentales como MindView. Los mapas mentales te permiten obtener una visión general de las ideas que luego puedes exportar a Word como orden del día. También puedes hacer una lluvia de ideas en papel o empezar a escribir notas directamente en Word.

Cómo redactar el orden del día de una reunión formal

Este artículo ha sido redactado por Alyson Garrido, PCC. Alyson Garrido es una Coach Profesional Certificada (PCC) acreditada por la International Coach Federation, facilitadora y conferenciante. Utilizando un enfoque basado en los puntos fuertes, apoya a sus clientes en la búsqueda de empleo y en la promoción profesional. Alyson ofrece coaching para la dirección de la carrera, la preparación de entrevistas, la negociación salarial y las revisiones de rendimiento, así como estrategias de comunicación y liderazgo personalizadas. Es socia fundadora de la Systemic Coach Academy de Nueva Zelanda.
A nadie le gusta una reunión que se alarga sin ningún propósito. Si eres el encargado de redactar el orden del día, evita este escenario escribiendo una agenda clara, estableciendo lo que vais a tratar y el tiempo que vais a dedicar a cada tema. Si creas un plan y lo cumples, lograrás más y no harás perder el valioso tiempo de tus compañeros.
Este artículo ha sido redactado por Alyson Garrido, PCC. Alyson Garrido es una Coach Profesional Certificada (PCC) acreditada por la International Coach Federation, facilitadora y conferenciante. Utilizando un enfoque basado en los puntos fuertes, apoya a sus clientes en la búsqueda de empleo y en la promoción profesional. Alyson ofrece coaching para la dirección de la carrera, la preparación de entrevistas, la negociación salarial y las revisiones de rendimiento, así como estrategias de comunicación y liderazgo personalizadas. Es socia fundadora de la Systemic Coach Academy de Nueva Zelanda. Este artículo ha sido visto 3.314.242 veces.

Ejemplos de órdenes del día para reuniones de personal

Cómo crear el orden del día de una reuniónEl primer paso para elaborar un buen orden del día es decidir qué tipo de documento utilizar. Las opciones de formato del orden del día son las siguientes: hay que tener en cuenta si alguien más tendrá que contribuir al orden del día o podrá hacer comentarios sobre él. Si es así, enviar el orden del día por correo electrónico va a suponer una fricción, por lo que será útil optar por un enfoque más compartido. Por ejemplo, es posible que quieras diseñar un bonito PDF del orden del día para imprimirlo antes de la reunión. Utilizar un formato así dificultará o imposibilitará que otros hagan sugerencias al orden del día, o que completen su parte con más detalles si hacen una presentación en la reunión. Por eso suele ser preferible un documento compartido.Pero, independientemente de la plataforma que elijas para tu orden del día, a continuación te mostramos un ejemplo de orden del día de una reunión de equipo. Después de empezar con una plantilla de agenda, la diferencia entre una buena agenda de reunión y una gran agenda de reunión está en los detalles.Siga leyendo para ver las mejores prácticas sobre cómo hacer la mejor agenda de reunión posible.

Ejemplo de orden del día de una reunión de negocios

Para evitar que en una reunión los participantes no estén preparados, se desvíen o pierdan el tiempo del equipo, hay que crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones deberíamos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a su equipo a mantenerse centrado en las reuniones.

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