Como hacer un cronograma de actividades de un proyecto

Como hacer un cronograma de actividades de un proyecto

Modelo en cascada

Un cronograma de proyecto es una agenda de proyecto muy detallada que tiene en cuenta qué tareas hay que cubrir y en qué plazos. Los gestores de proyectos utilizan los calendarios de proyectos tanto al planificarlos como al ejecutarlos: una programación detallada le ayuda a tener el control de los resultados en todo momento a lo largo del progreso del proyecto. En realidad, el proceso de creación de un calendario de proyecto no es tan desalentador como parece, especialmente si tiene a su disposición una herramienta de programación de proyectos probada para automatizar algunas partes del trabajo. Sin embargo, antes de empezar a crear un calendario de proyecto, hay algunos aspectos esenciales que todos los gestores de proyectos deben conocer. Vamos a profundizar en ellos.
Aunque cada fuente puede dar una definición ligeramente diferente de un calendario de proyecto, en su esencia, éste es un calendario bien estructurado que los gestores de proyectos crean para organizar todas las tareas del proyecto. Los calendarios de los proyectos suelen trabajar en conjunto con la estructura de desglose del trabajo, o EDT, que tiene como objetivo descomponer el proyecto en pequeños hitos alcanzables. Gestionar un proyecto sin un calendario de proyecto es una tarea parecida a la de construir un edificio cuando lo único que se tiene es una foto de la casa de sus sueños y un martillo de madera. La pregunta más lógica suele ser: «¿Por dónde empezar?»

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El proceso de definición de la actividad es un desglose adicional de los elementos del paquete de trabajo de la EDT. Documenta las actividades específicas necesarias para cumplir los resultados detallados en la EDT. Estas actividades no son los resultados en sí mismos, sino las unidades individuales de trabajo que deben completarse para cumplir con los resultados. La definición de actividades utiliza todo lo que ya sabemos sobre el proyecto para dividir el trabajo en actividades que puedan estimarse. Es posible que desee consultar todas las lecciones aprendidas en proyectos similares que haya realizado su empresa para hacerse una buena idea de lo que debe hacer en el actual.
El juicio de los expertos, en forma de miembros del equipo del proyecto con experiencia previa en el desarrollo de declaraciones del alcance del proyecto y de la EDT, puede ayudarle a definir las actividades. Si se le pide que gestione un proyecto en un ámbito nuevo, también puede recurrir a expertos en ese campo concreto para que le ayuden a definir las tareas, de modo que pueda comprender qué actividades se van a realizar. Puede crear una lista de actividades y luego hacer que el experto la revise y sugiera cambios. También puedes involucrar al experto desde el principio y pedirle que mantenga una conversación sobre la definición de las actividades antes incluso de hacer el primer borrador de la lista.

Iteración

Continuamos nuestra columna sobre los diferentes enfoques que le ayudarán a mejorar sus prácticas de gestión de proyectos. Hoy vamos a centrarnos en la programación del proyecto, uno de los pasos más importantes de la gestión de proyectos.
El calendario del proyecto incluye todos los detalles del mismo, como quién realizará cada tarea, los resultados que se producirán, las metas y objetivos que alcanzará el proyecto, el presupuesto y los costes estimados del proyecto y la cantidad de tiempo que se necesitará para completarlo.
El calendario del proyecto es una herramienta eficaz que ayuda a los gestores de proyectos a comunicarse y colaborar eficazmente con sus equipos y partes interesadas. Los gestores de proyectos deben utilizarlo para asegurarse de que el proyecto sigue su curso.
El uso de un calendario de proyecto es importante para todos los que participan en la ejecución del proyecto. Ayuda a los gestores de proyectos a supervisar todos los aspectos del proyecto y a seguir su progreso. Si se producen retrasos o cambios, el director del proyecto podrá reaccionar en consecuencia sin que ello afecte a la entrega del proyecto. Además, los miembros de su equipo comprenderán mejor lo que se espera de ellos.

Evaluación y revisión del programa…

Reúna al equipo y revise la línea de base del alcance aprobada, que consta de tres componentes: 1) el enunciado del alcance, 2) la estructura de desglose del trabajo (EDT) y 3) el diccionario de la EDT. El miembro del equipo del proyecto debe confirmar que la línea de base del alcance aborda el 100% del alcance del proyecto.
Mediante una técnica denominada descomposición, el equipo del proyecto desglosa cada paquete de trabajo de la EDT en actividades. Al igual que cuando se crean los paquetes de trabajo de la EDT, el equipo debe establecer reglas para la creación de las actividades del cronograma. El cronograma final tiene que ser el que sea eficaz y eficiente. Demasiadas actividades pueden ser tan malas como muy pocas. También es importante identificar los plazos y los hitos al descomponer el proyecto.
Cada actividad está relacionada con una o más actividades. Cada actividad, excepto la primera y la última, tiene una relación con una predecesora y una sucesora. Secuenciar las actividades significa colocarlas en el orden correcto utilizando las relaciones adecuadas. Hay cuatro tipos de relaciones:

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