Que es combinacion de correspondencia en word

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La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, un formulario de carta puede personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Una fuente de datos, como una lista, una hoja de cálculo o una base de datos, se asocia al documento. Los marcadores de posición -llamados campos de fusión- indican a Word en qué parte del documento debe incluir la información de la fuente de datos.
Usted trabaja en el documento principal en Word, insertando campos de fusión para el contenido personalizado que desea incluir. Cuando la combinación de correspondencia esté completa, el documento de combinación generará una versión personalizada de sí mismo para cada nombre de la fuente de datos.
El primer paso para configurar una combinación de correspondencia es elegir la fuente de datos que utilizará para la información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son las fuentes de datos más comunes, pero cualquier base de datos que pueda conectarse a Word funcionará. Si aún no tienes una fuente de datos, puedes incluso escribirla en Word, como parte del proceso de combinación de correspondencia.
El primer paso para configurar una combinación de correspondencia es elegir la fuente de datos que utilizará para la información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son las fuentes de datos más comunes, pero si aún no tiene una fuente de datos, puede escribirla en Word, como parte del proceso de combinación de correspondencia.

Combinación de correspondencia en outlook

La combinación de correspondencia es una herramienta de Microsoft Word que le permite modificar fácilmente una parte de un documento con elementos de datos únicos. Por ejemplo, digamos que quiere escribir una carta de vacaciones y enviarla a 20 personas. Puede escribir la carta y crear una combinación de correspondencia para imprimirla con 20 saludos diferentes (Querida Sue, Querido Jack, Querida Peggy, etc.). La combinación de correspondencia funciona vinculando una base de datos a su documento. La base de datos contiene los elementos únicos (Sue, Jack, Peggy, etc.) y el documento es su carta, factura, conjunto de etiquetas u otro archivo. La combinación de correspondencia le ahorra tiempo y esfuerzo porque automatiza el proceso de introducir un dato único en un documento.
Además de ahorrarle tiempo, la combinación de correspondencia puede aumentar la eficacia de los documentos que crea. Por ejemplo, al personalizar las cartas con nombres específicos u otros elementos, usted presenta una imagen pulida y personal.
Como se ha mencionado anteriormente, la combinación de correspondencia consta de dos partes principales: el documento y la fuente de datos o base de datos. Word simplifica su trabajo al permitirle utilizar otras aplicaciones de Office, como Excel o Outlook, como fuentes de datos. Si tienes el paquete completo de Office, es fácil y cómodo utilizar una de esas aplicaciones como fuente de datos. Por ejemplo, puedes utilizar los contactos que ya has introducido en Outlook, ahorrándote la molestia de volver a introducirlos en Word. Una hoja de cálculo de Excel ya existente te ofrece una flexibilidad aún mayor con tus datos.

Pasos de la combinación de correspondencia pdf

3. Si los datos aún no tienen una fila de encabezado, añada una ahora (puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la fila 1 del extremo izquierdo y elegir “Insertar” en el menú). Etiqueta la cabecera para saber qué contiene cada columna. Word también utilizará esta fila para importar sus datos correctamente.
4. Es posible que tenga que cambiar el formato de algunas columnas. Por ejemplo, si la columna Código postal está formateada para números, las cremalleras con ceros a la izquierda aparecerán sin el cero como un número de cuatro dígitos. Para solucionarlo, haga clic en la cabecera de la columna para seleccionar toda la columna. A continuación, haga clic en la pestaña “Inicio” y en “General” en la sección Número de la cinta. Selecciona “Texto” en el menú.  5. Guarda la hoja de cálculo. Puedes guardarla en cualquier lugar, pero podrás encontrarla más fácilmente en Word si la guardas en la carpeta “Documentos\My Fuentes de Datos”.  6. Abre Microsoft Word. Abra un nuevo documento en blanco y, a continuación, cree el texto común que desea incluir en todos los documentos combinados por correo.7. Sitúe el cursor en la parte superior izquierda de la página, donde desea que aparezcan el nombre y la dirección del destinatario.8. Haga clic en la pestaña “Envíos” de la cinta y, a continuación, en “Iniciar combinación de correspondencia”. En el menú desplegable, elige “Cartas” o cualquier otra plantilla que quieras utilizar. Para este ejemplo, haremos una carta, pero puedes utilizar este proceso para cualquier tipo de documento. No deberías ver ningún cambio en el documento.

Qué es la combinación de correspondencia en excel

Esta función suele emplearse en un documento de procesamiento de textos que contiene texto fijo (que es el mismo en cada documento de salida) y variables (que actúan como marcadores de posición que se sustituyen por texto de la fuente de datos palabra a palabra).
Es una potente herramienta para escribir una carta o un correo electrónico personalizado a muchas personas al mismo tiempo. Importa datos de otra fuente, como una hoja de cálculo, y los utiliza para reemplazar los marcadores de posición en todo el mensaje con la información pertinente para cada persona a la que se envía el mensaje.
La combinación de correspondencia se remonta a los primeros procesadores de texto de los ordenadores personales, alrededor de 1980[4]. WordStar[4][5] fue quizás[6] el primero en ofrecerla,[7] originalmente a través de un programa auxiliar llamado Mail merge. WordPerfect también ofrecía esta capacidad para los sistemas CP/M y MS-DOS;[8] Microsoft Word la añadió más tarde,[9]
La fuente de datos suele ser una hoja de cálculo o una base de datos que tiene un campo o columna para cada variable de la plantilla. Cuando se ejecuta el proceso de combinación de correspondencia, el sistema de procesamiento de textos crea un documento de salida para cada fila de la base de datos, utilizando el texto fijo exactamente como aparece.

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